Top 5 oorzaken van concessies met als gevolg; kwaliteitsproblemen in China

 

Kwaliteitsproblemen in ChinaKwaliteitsproblemen zijn vaak aan de orde in China. De oorzaak van deze kwaliteitsproblemen ligt vaak bij de fabrikant doordat deze concessies doet. Welke concessies zorgen ervoor dat het afnemende bedrijf in de problemen raakt en hoe kan men hier op inspelen? De top 5 oorzaken van concessies op de kwaliteit door fabrikanten in China.



Waar de consument en het bedrijf in Europa wettelijk zijn beschermd t.o.v. de kwalitatieve aspecten van een product of producten is men in de wereldhandel hier praktisch niet tegen beschermd. Wanneer men zaken doet met een fabrikant welke zich bevindt in een cultuur welke vaak concessie gericht werkt kan men kwaliteitsproblemen verwachten.

Waarom doet men concessies

Een concessie binnen de handel is aan de orde om verschillende redenen. Binnen de industrie zijn er eveneens verschillende redenen denkbaar waarom er concessies worden gedaan binnen de productie. We kunnen in eerste instantie stellen dat een bedrijf in China producten probeert te leveren op een manier dat deze voldoende kwaliteit levert en daarbij de hoogste winst financieel overhoudt. Dit betreft in zijn kern een normale gang van zaken betreffende het runnen van een bedrijf. Echter dit is in China nog meer van toepassing en kan dit leiden tot kwaliteitsproblemen.

Vele fabrikanten denken in de korte termijn. De korte termijn stelt dat er op een order direct voldoende winst gemaakt moet worden anderzijds kan het zo zijn dat een Chinese fabrikant een order niet interessant vindt. Vanuit verschillende bewegingen kunnen er dan concessies worden gedaan. Deze vaak met als onderbouwing dat de fabriek anderzijds geen winst maakt of bijvoorbeeld zo min mogelijk verlies wilt maken.

De top 5 oorzaken van concessies en kwaliteitsproblemen



1) Hoe lager de prijs hoe lager de kwaliteit

Men kan bij een te lage prijs kwalitatief minder fabriceren om uiteindelijk toch genoeg winst te behalen op een bepaalde order. In dit geval is het dan ook zaak dat men de juiste ervaring bezit om te zien wanneer de prijs de ondergrens heeft bereikt in de onderhandeling. Dit om te voorkomen dat men minder kwaliteit zal gaan leveren. Een Chinese fabrikant zal in het algemeen een order niet zomaar afslaan. Deze zal eerder minder kwaliteit leveren met een te lage prijs dan de klant aangeven dat het voor een bepaalde prijs simpelweg moeilijk is om een bepaalde kwaliteit te leveren.

2) Kwaliteitsproblemen door eigen productiefouten


Productiefouten welke zelf zijn geconstateerd door de fabrikant kunnen ook leiden tot het doen van concessies en kwaliteitsproblemen. Wanneer de fabrikant haar eigen productiepersoneel op grote schaal productiefouten heeft veroorzaakt zal men op zoek gaan naar oplossingen. Men zal verschillende opties in kaart brengen om alsnog de winst te over te houden aan een order of om bijvoorbeeld zo min mogelijk verlies te maken op een order.

Als eerste zal er altijd een afweging gemaakt worden betreffende de grote van de klant waarvoor de order wordt gefabriceerd. Is dit een belangrijke klant met een hoge “purchasing power” of is dit een klant die te verwaarlozen valt? In het tweede geval zal men in vele gevallen proberen de order alsnog aan de klant uit te leveren. Wanneer deze immers op zee is en de balance payment voldaan is betreft het praktisch onmogelijk voor de klant om later stappen te ondernemen. Men kan een claim indienen echter dit is vaak praktisch onuitvoerbaar. Wanneer de fabrikant de klant als waardevol acht wordt er naar andere opties gezocht. De fabrikant zal bijvoorbeeld kunnen kijken naar de mogelijkheden om de producten met kwaliteitsproblemen als stock (voorraad) aan te bieden aan andere klanten of bijvoorbeeld af te zetten op de lokale markt. Dit om zoveel mogelijk winst over te houden of om zo min mogelijk verlies af te moeten schrijven. De producten hebben immers kosten gemaakt welke men niet kan claimen bij toeleveranciers of andere bronnen.

3) Concessies in een salesfunctie


Concessies welke worden gedaan betreffen niet altijd concessies bepaald vanuit het bestuur van een fabrikant. Het komt namelijk op allerlei functies voor dat men in zijn of haar werk concessies doet. Een salesmedewerker binnen een Chinese fabrikant werkt o.b.v. een vast loon per maand en ontvangt daar bovenop commissies berekend over de orders die hij of zij binnen heeft gehaald. Dit houdt in dat de salesmedewerker meer salaris genereerd wanneer zij veel orders binnen haalt. Dit commissie systeem werkt, volgens mijn mening, het beste binnen elk bedrijf. Op deze manier haal je motivatie uit werknemers. Echter dit kan ook averechts werken.

In China komt het namelijk voor dat een salesmedewerker zo gefocust is op het zoveel mogelijk binnenhalen van orders dat men geen of minder aandacht besteed aan andere belangrijke zaken. Het feit of een bepaalde gewenste kwaliteit wel voor een bepaalde prijs gefabriceerd “kan” worden of dat bepaalde snelle levertijden überhaupt wel mogelijk zijn betreffen over het algemeen niet de hoofdgedachtes van een salesmedewerker.

Het is een feit dat bedrijven, wanneer men de aanbetaling heeft gedaan voor een order, er alles aan doen om ook deze order bij diezelfde fabrikant gefabriceerd te krijgen. Dit om tijdverlies en extra werk/kosten te voorkomen. Het is dan ook voor een salesmedewerker van een fabrikant opdracht om de klant zo snel mogelijk binnen te halen d.m.v. het plaatsen van de order. Hierdoor is de fabrikant vrijwel verzekerd van een order en de salesmedewerker van zijn of haar commissie. Dit zonder enige focus te leggen op mogelijke kwaliteitsproblemen. Het komt dan ook voor dat men concessies doet in de duidelijkheid en eerlijkheid naar de klant toe om toe te kunnen geven aan de wensen van de klant. Dit om de eerste aanbetaling en zodoende plaatsing van de order veilig te stellen. Dit met kwaliteitsproblemen of andere zaken welke tot financieel verlies zal leiden voor de klant als gevolg. Deze manier van werken valt echter alleen te voorkomen als men voldoende ervaring heeft op het gebied van procurement in China.

4) Productiefouten en kwaliteitsproblemen als gevolg van hoge werkdruk


Een fabrikant in China heeft te maken met hoogseizoenen en laagseizoenen. Hiermee duid ik niet op het feit dat de zon schijnt in een bepaalde periode en dat het regent in de andere periode. Nee, hiermee duid ik op de soms overvolle productiecapaciteit binnen bepaalde periodes in het jaar. Naast dat het per fabriek verschilt of de productielijnen op volle toeren draaien in het algemeen zijn er twee periodes welke vrijwel altijd voor overvolle productielijnen zorgen binnen de Chinese fabrieken. Dit betreffen de maanden juli, september en de periode voor Chinees nieuwjaar. De maanden juli en september zorgen voor druk op de productiecapaciteit. Dit als gevolg van de vraag naar voorraad voor hoogtij dagen van de retailverkopen in de westerse feestdagen aan het einde van het jaar. De overvolle productielijnen in de periode voor Chinees nieuwjaar bestaat omdat vele bedrijven voor deze nationale Chinese vakantie hun producten op transport willen hebben. Omdat de fabrikanten bij Chinees nieuwjaar gemiddeld 2,5 week stil staan betekent dit dat men meer hogere aantallen orders kan verwachten. Zo kan het afnemende bedrijf deze periode, waarin de productie stil ligt, overbruggen.

De fabrikant wilt natuurlijk haar zakelijke relaties niet schaden door geen producten te leveren. Bij het uitblijven van leveringen kan het namelijk betekenen voor het afnemende bedrijf dat zij geen of te weinig handel over een bepaalde periode bezitten. Iets wat tot het mislopen van winst kan leiden echter ook voor financiële verliezen. Hierbij is het ook aan de orde is dat de Chinese fabrikant de boekhouding zo goed mogelijk af wilt sluiten. Dit geldt niet alleen voor het bestuur maar ook de salesmedewerker wilt nog zo veel mogelijk commissie ontvangen voordat deze Chinees nieuwjaar thuis bij familie door zal brengen. Om aan de wens te kunnen voldoen van de klant dat haar producten op tijd worden uitgeleverd en om zoveel mogelijk winst te behalen voor het einde van het Chinese jaar probeert de fabrikant zo veel mogelijk te produceren. Voor de periode gericht op de westerse feestdagen aan het einde van het jaar wordt eveneens de druk op de productielijnen opgevoerd. In deze periodes vinden dan ook de meeste concessies op de kwaliteit plaatst. Men hoeft namelijk niet universitair geschoold te zijn om te begrijpen dat men met overvolle productielijnen en druk op de werknemers meer kwaliteitsproblemen zal veroorzaken dan met een lagere werkdruk.

Echter in deze periodes is er voor de fabrikant ook geen tijd of ruimte in de planning om deze productiefouten op te lossen of de procducten met kwaliteitsproblemen elders te verkopen. Dit om zo veel mogelijk winst over te houden of om zo min mogelijk verlies te moeten nemen. In dit geval is het ook een feit dat men producten “moet” leveren aan de klant. Anderzijds kan dit voor verliezen zorgen bij de afnemer. Iets wat uiteindelijk kan zorgen voor het breken van een zakelijke relatie en het verliezen van inkomsten in de toekomst. In deze periode worden dan ook concessies gedaan op de kwaliteit om zoveel mogelijk aan de eisen van de klant te voldoen. Helaas heeft dan de kwaliteit minder de voorkeur dan het aantal.

Deze oorzaak voor het doen van concessies met als gevolg kwaliteitsproblemen kan men enkel alleen bestrijden door secuur kwaliteitscontroles in te zetten binnen het productieproces. In principe is het bij een constatering van kwaliteitsproblemen al te laat aangezien er geen ruimte is qua te tijd om de producten opnieuw te fabriceren. Het is dan ook van belang zoveel mogelijk kwaliteitsproblemen te voorkomen binnen deze periode. Dit kan door het inzetten van tussentijdse kwaliteitscontroles en een juiste planning die op deze drukke periode inspeelt. Meer belangrijk betreft het middel om juist in deze periode direct te kunnen schakelen, bemiddelen en constateren bij de fabriek in China.

5) Het middel om concessies op kwaliteit te kunnen doen


Wat misschien wel de meest voorkomende concessie is betreft het middel om een concessie te kunnen doen. Wanneer een bedrijf inkoopt in China wordt men vaak geconfronteerd met zeer kale en primitieve offertes. Offertes waarbij specificaties van producten zeer onduidelijk en met kleine maten worden aangeduid. Deze offertes bevatten vaak vrijwel geen kwaliteitsvoorwaarden of andere specifieke afspraken. Iets wat niet direct kan duiden op te verwachten kwaliteitsproblemen echter het is het middel om concessies te kunnen doen.

Door “kale” offertes uit te geven geeft de fabrikant zichzelf veel ruimte. Ruimte om aan de kwaliteit te kunnen sleutelen bij de productie van een product. Wanneer er bijvoorbeeld geen overeenkomst wordt gemaakt op het gebied van materialen voor een frame van een product, kan men in principe vanuit eigen beweging bepalen of er een frame van een slechte kwaliteit materiaal wordt gebruikt of juist van een frame van goed materiaal. Een fabriek kan hierbij kiezen voor schroeven van een goedkoper en onjuist materiaal of juist de beste kwaliteit. Dit allemaal o.b.v. overwegingen in het kader van winst, soort klant en visie. De kleine foto van het product en afmetingen, welke op de offerte zijn weergeven, komen nog steeds overeen wanneer men het eindproduct bekijkt. Aan de binnenkant van het product kan echter volledig gesleuteld zijn aan de kwaliteit. Iets wat voor Europese standaarden automatisch kwaliteitsproblemen zal betekenen.

Veel bedrijven in het westen denken vaak dat dit wel goed zit. Het gevoel dat men in woorden tijdens de onderhandelingen begrepen wordt is vaker aanwezig dan afwezig. Het aannemen dat een salesmedewerker nee zal zeggen wanneer iets niet kan is zelfs een beginnersfout in China. Een offerte zonder alle punten welke besproken zijn zullen dan gecompenseerd worden met het gevoel dat men ons wel begrepen heeft in de gesprekken die gevoerd zijn. Echter helaas heeft een mondelinge overeenkomst geen enkele waarde in China en geeft men de fabrikant de ruimte om concessies te doen.

Doordat men in het westen automatisch, mijn eigen constatering, dikwijls neerkijkt op de Chinese salesmedewerker of persoon in het algemeen verwacht men ook niet een uitgebreide offerte. Een kale offerte wordt eerder geaccepteerd omdat men ervanuit gaat dan men in China “niet zo slim” zal zijn. Ik kan ieder echter een wijze les toe dienen. De Chinees is net zo slim om te weten dat men buiten China denkt dat zij niet slim zijn. Hierdoor geven ze zichzelf ruimte en grond om het makkelijker voor hunzelf te maken en is de Chinese fabrikant de lachende derde.

Geef de Chinezen eens ongelijk. Vaker hebben wij de Chinees meer nodig dan de Chinees ons. Om deze slimme valkuilen te ontwijken en juist stabiel, betrouwbaar en winstgevend in te kopen in China bieden wij hulp en ondersteuning aan.