Offertes en PI/PO’s bij inkopen in China

Wanneer men koopt in China, heeft men te maken met offertes en PI/PO’s van Chinese fabrikanten. Het is vaak de basis waarop een fabrikant wordt geselecteerd of hoe de beeldvorming is van een fabrikant. Echther de offertes en PI’s geven eigenlijk weinig informatie vrij. Het is vaak een simpel excel document met een onduidelijke foto, simpele afmetingen en zo min mogelijk beschrijving. Vaak acceptabel omdat men wellicht niet zo goed een productbeschrijving kan schrijven in het Engels. Echter is dat zo?

Zie de video hieronder voor een meer interactieve uitleg van dit artikel.

PI/PO voor de Chinese wet

De overeenkomst waar men uiteindelijk akkoord op geeft betreft meestal enkel deze PI/PO. Ook wel een “Proforma invoice” of een “Production order” genoemd. Dit is vaak het enige document in handen van jou als inkopende partij in China. Dat betekent ook dat dit het enige koopcontract is voor de Chinese wet. Daarnaast schrijft de Chinese wet voor dat alle additionele voorwaarden en details overeengekomen dienen te worden “onder” de PI of PO. Dat betekent dat een ander document verwijzend naar de PI/PO niet voldoende is. Wat er op de PI/PO dus staat, met daaronder aan voorwaarden en details, zijn dus leidend.

Verantwoordelijkheid van de fabrikant

De fabrikant draagt bij een overeenkomst de verantwoordelijkheid van de details van het contract. Hoe minder men beschrijft in dit contract, hoe minder verantwoordelijkheid een fabrikant “hoeft” te nemen. Er is immers niet veel afgesproken en daardoor hoeft men dus zichzelf ook  niet aan veel punten te houden.

Details worden niet overeengekomen

Wanneer men niet tot in detail een product en voorwaarden overeenkomt, heeft het in principe ook geen enkel detail bindend afgesproken. Dat betekent wanneer een product niet gespecificeerd is, het product uiteindelijk in allerlei verschillende versies gefabriceerd zou kunnen worden.

Als inkoopagent in China stellen wij dan onszelf vragen. Wordt er niets in detail overeengekomen aangaande de materialen? Puur op basis van de overeenkomst kan de fabrikant dus elk materiaal gebruiken wat voor hun goedkoop is of beter uitkomt. Wordt er niets afgesproken over de prestaties van een product? Dan is er niets overeengekomen aangaande het functioneren van een product en kan men in principe een minder functionerend product leveren. Zolang het niet overeengekomen is, kan men niet

Aannames en verwachtingen

Omdat communicatie vaak gelimiteerd is, kan men vaak niet de inschatting maken of een partij wel op één lijn met hen zit. Men gaat vaak er vanuit omdat als iemand zegt dat men het “begrijpt” je in principe graag dit aanneemt om voorwaarts te kunnen met het project. Door communicatie en onervarenheid kan men in de situatie komen dat men lange gesprekken heeft gevoerd en voor zichzelf de aanname doet dat men gaat doen wat men als koper van hen verwacht. Hierdoor ontstaan verwachtingen aangaande kwaliteit en product welke gebaseerd op een aanname dat men het “begrepen” heeft. Maar is dit ook zo? Heeft men het wel begrepen of wilt men het eigenlijk niet begrijpen?

Kosten en winst productie

Het probleem van manufacturing is dat het vaak gaat om zeer kostbare items. Het produceren van een product kost veel tijd, energie en geld. Winstmarges zijn ook vaak laag, waardoor het enkel winstgevend is voor een fabrikant om hogere aantallen te fabriceren. Wanneer een gefabriceerd product niet voldoet aan de eisen, de winst welke wordt gemaakt op een productieorder kan niet veel kosten dragen. Een gefabriceerd product wordt immers niet gemakkelijk gerepareerd of opnieuw gefabriceerd. Dat geeft hoge kosten, zeker als het product moeilijk verhandelbaar is op de binnenlandse markt. Denk aan unieke producten van unieke brands of een eigen ontworpen product.

“Misunderstanding”

Stel je voor dat men haar productie niet voldoet aan de “verwachtingen”. Dat men alleen een PI/PO is overeengekomen met de fabrikant en er aannames zijn gedaan op basis van de onduidelijke niet bindende communicatie. Dit betekent dat men een productie in een fabriek heeft liggen die niet voldoet, wel een aanbetaling heeft gedaan en zelf geen bindende overeenkomst heeft gesloten over de details. Het niet accepteren van de producten is volgens overeenkomst niet helemaal juist, terwijl de fabrikant wordt beticht van het niet leveren van een product. Echter de fabrikant heeft het product geproduceerd op de manier zoals men “dacht” het te moeten produceren. Echter men verteld de fabrikant nu dat het product niet voldoet. Dit moet een “mistunderstanding” zijn, niet waar? De schuld van beide kanten of wellicht van de kopende partij welke niet “duidelijk genoeg” is geweest?

Hoe minder een fabrikant overeenkomt op een PI/PO, hoe minder het “hoeft” te leveren. Wanneer men niet “hoeft”, is de drijfveer van een persoon of bedrijf of het “wil” leveren. Daarom kan het in de meeste gevallen wel handig zijn voor de fabriek om altijd het “misverstand” achter de hand te houden, niet waar?